Scopri come pulire e ottimizzare la tua casella di posta Gmail per aumentare la produttività e mantenere l’account sicuro.
Gmail è uno strumento potente, ma con il tempo la casella di posta può riempirsi di messaggi inutili, spam e allegati pesanti, rallentando la ricerca e riducendo lo spazio disponibile. Ottimizzare la posta elettronica non solo migliora la produttività, ma permette anche di mantenere l’account organizzato e sicuro.
Indice
- 0.1 1. Eliminare le e-mail inutili
- 0.2 2. Svuotare il Cestino e la Posta Indesiderata
- 0.3 3. Annullare l’iscrizione a newsletter inutili
- 0.4 4. Creare filtri per organizzare automaticamente le e-mail
- 0.5 5. Utilizzare le etichette e le categorie di Gmail
- 0.6 6. Eliminare o archiviare le vecchie e-mail
- 0.7 7. Usare Google Drive per conservare gli allegati pesanti
- 0.8 8. Monitorare lo spazio di archiviazione di Google
- 0.9 9. Attivare la modalità “Posta Prioritaria”
- 0.10 10. Automatizzare la pulizia con strumenti esterni
- 1 Conclusione
1. Eliminare le e-mail inutili
Per liberare spazio e ridurre il disordine, è essenziale cancellare periodicamente le e-mail non necessarie.
- Usare i filtri di ricerca per individuare messaggi vecchi o voluminosi
Nella barra di ricerca di Gmail, puoi digitare i seguenti comandi per trovare e-mail specifiche:older_than:1y
→ per trovare e-mail più vecchie di un annolarger:10M
→ per individuare messaggi più grandi di 10 MBhas:attachment
→ per filtrare e-mail con allegati
- Cancellare in blocco
Dopo aver individuato le e-mail inutili, selezionale e clicca sull’icona del cestino.
2. Svuotare il Cestino e la Posta Indesiderata
Dopo l’eliminazione, le e-mail restano nel Cestino per 30 giorni prima di essere cancellate automaticamente. Tuttavia, puoi liberare subito spazio procedendo così:
- Apri il Cestino e clicca su Svuota il cestino ora.
- Vai nella cartella Spam e clicca su Elimina tutti i messaggi spam ora.
Se la tua casella di posta è sommersa da email promozionali o newsletter indesiderate:
- Cerca
"unsubscribe"
nella barra di ricerca di Gmail per trovare tutte le email con il link di disiscrizione. - Apri l’email e clicca su “Annulla iscrizione” (solitamente in fondo al messaggio).
- Oppure usa servizi come Unroll.me per rimuovere più iscrizioni in un solo passaggio.
4. Creare filtri per organizzare automaticamente le e-mail
I filtri aiutano a gestire automaticamente le e-mail in arrivo e a mantenere la casella di posta pulita.
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- Clicca sull’icona dell’ingranaggio ⚙️ in alto a destra e poi su Visualizza tutte le impostazioni.
- Vai su Filtri e indirizzi bloccati e clicca su Crea un nuovo filtro.
- Imposta i criteri del filtro (ad esempio: mittente, oggetto, dimensione dell’email).
- Scegli un’azione come Archivia, Etichetta, Segna come letto o Elimina.
- Clicca su Crea filtro.
Alcuni filtri utili:
- Spostare automaticamente newsletter in una cartella specifica.
- Archiviare le ricevute di acquisti online.
- Eliminare e-mail con parole chiave come “offerta speciale” o “sconto esclusivo”.
5. Utilizzare le etichette e le categorie di Gmail
Gmail permette di organizzare le e-mail in modo efficiente con etichette e categorie.
- Etichette personalizzate: Vai su Impostazioni > Etichette e crea nuove etichette come “Lavoro”, “Personale”, “Viaggi”, ecc.
- Categorie di Gmail: Gmail organizza automaticamente le email in schede come “Principale”, “Promozioni”, “Social”, “Aggiornamenti” e “Forum”. Verifica che le e-mail siano classificate correttamente.
6. Eliminare o archiviare le vecchie e-mail
L’archiviazione permette di nascondere le e-mail dalla posta in arrivo senza eliminarle, conservandole per future ricerche.
-
Se vuoi archiviare in blocco le e-mail più vecchie di un anno:
- Cerca
older_than:1y
. - Seleziona tutte le e-mail e clicca su Archivia.
- Cerca
-
Se invece vuoi eliminarle, dopo la ricerca clicca su Seleziona tutto e poi su Elimina.
7. Usare Google Drive per conservare gli allegati pesanti
Gli allegati occupano molto spazio in Gmail. Puoi liberarli salvandoli su Google Drive e poi eliminando le e-mail corrispondenti.
- Cerca
has:attachment larger:10M
per trovare gli allegati più pesanti. - Apri le e-mail e scarica gli allegati su Google Drive.
- Elimina l’e-mail per liberare spazio.
8. Monitorare lo spazio di archiviazione di Google
Gmail condivide lo spazio con Google Drive e Google Foto. Per controllare quanto spazio stai utilizzando:
- Vai su Google One per vedere il dettaglio dello spazio occupato.
- Se hai bisogno di più spazio, considera di eliminare file non necessari o acquistare un piano di archiviazione aggiuntivo.
9. Attivare la modalità “Posta Prioritaria”
Gmail ha una funzione chiamata Posta Prioritaria che mette in evidenza le e-mail più importanti:
- Clicca sull’ingranaggio ⚙️ e seleziona Configura casella di posta.
- Scegli Posta prioritaria per vedere prima le email più rilevanti.
10. Automatizzare la pulizia con strumenti esterni
Se vuoi automatizzare ulteriormente la pulizia della posta, puoi usare strumenti come:
- Clean Email → Analizza la posta e suggerisce e-mail da eliminare.
- Mailstrom → Aiuta a cancellare e-mail in blocco.
- Unroll.me → Rimuove le iscrizioni indesiderate alle newsletter.
Conclusione
Pulire e ottimizzare la casella di posta Gmail non solo migliora l’organizzazione, ma libera spazio e riduce lo stress legato a una casella di posta disordinata. Seguendo questi passaggi regolarmente, avrai sempre una casella e-mail efficiente e ben gestita.